¿Qué es una hoja de especificaciones? (con imagenes)

¿Qué es una hoja de especificaciones? (con imagenes)
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13 enero, 2021
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Una hoja de especificaciones, comúnmente abreviada como “hoja de especificaciones”, es un documento técnico que establece los detalles de cómo, exactamente, un determinado producto está destinado a realizar o funcionar. Este tipo de hojas son muy comunes en la industria de la información, particularmente en lo que se refiere al diseño de computadoras y software, aunque se utilizan en cualquier circunstancia en la que algo deba construirse o construirse de manera precisa. Los proyectos de construcción, la fabricación en general y algunos trabajos de telecomunicaciones son lugares donde se puede encontrar este tipo de documentos.

Una hoja de especificaciones detalla el plan y la información del producto.

Información incluida

El objetivo principal de cualquier hoja de especificaciones es establecer los detalles de cómo, exactamente, un determinado producto o estructura está diseñado para operar. La mayoría de las veces, la información incluida es muy técnica y bastante extensa. No es raro que las hojas de especificaciones utilicen un lenguaje muy complicado, abarquen varias páginas y presenten gráficos, diagramas y conjuntos de datos.

Utilidad para los consumidores

Algunos fabricantes publican hojas de especificaciones sobre sus productos para darles a los consumidores una idea de las compras potenciales. Esto es más común con equipos industriales u otra maquinaria, inversiones importantes que los compradores suelen necesitar para ciertos proyectos específicos. Las hojas de especificaciones orientadas al consumidor generalmente están diseñadas para resaltar los atributos principales de un producto en particular y al mismo tiempo explicar sus capacidades de desempeño en una variedad de circunstancias diferentes. Las personas que tienen necesidades de productos muy específicas a menudo encuentran este tipo de información invaluable.

Importancia para los contratistas

Una hoja de especificaciones también se usa comúnmente como un medio de obtener ofertas para construir un producto en primer lugar. Muchas piezas complejas de tecnología informática y maquinaria requieren procesos de construcción muy exigentes. Lo mismo ocurre con los proyectos especializados de construcción y telecomunicaciones. Los gerentes normalmente comenzarán construyendo un prototipo o modelo, luego elaborarán una hoja de especificaciones que describa el proceso.

Esa hoja de especificaciones generalmente se distribuye a los contratistas que pueden volver a crear el proyecto descrito a mayor escala. En esta situación, la hoja sirve como un modelo. Los contratistas leerán las especificaciones, decidirán si el proyecto es el que desean realizar y presentarán una oferta.

Uso de la hoja para calcular ofertas

Una “oferta” es la cantidad de dinero que un contratista o equipo de contratistas está dispuesto a aceptar para realizar el trabajo. Calcular una cantidad adecuada a menudo es un desafío. Si un contratista ofrece muy poco, puede terminar pagando más para completar el proyecto de lo que ganará. Demasiado, sin embargo, corre el riesgo de que se lo nieguen. Los fabricantes suelen recibir más ofertas de las que necesitan, lo que hace que el proceso sea algo competitivo.

Un preparador de ofertas es alguien que trabaja cuidadosamente en una hoja de especificaciones para determinar exactamente cuánto le costaría a un contratista completar un proyecto determinado. El preparador estudia el mercado y hace conjeturas sobre otras ofertas que podrían recibirse, luego hace una recomendación sobre qué tipo de número debería presentarse.

Secreto involucrado

La mayoría de las hojas de especificaciones distribuidas a los contratistas son muy reservadas. Las empresas a menudo desean proteger los elementos técnicos y de diseño de sus productos de los ojos de la competencia. Por esta razón, los contratistas y preparadores de ofertas generalmente deben firmar lo que se conoce como “acuerdos de no divulgación”, documentos vinculantes que prometen confidencialidad, antes de poder ver los detalles completos incluidos en las hojas.

Los proyectos de construcción a menudo incluyen una hoja de especificaciones.